A movimentada rotina das assessoras de eventos no dia de uma grande festa

Sábado, 24 de maio

10h00 da manhã
Os caminhões já se acumulam na entrada de serviço do espaço de eventos da boutique de luxo Daslu. Quatro andares acima, a primeira impressão lembra mais um campo de batalha do que um elegantíssimo casamento para cerca de mil ¿ sim, mil ¿ convidados. Saindo do elevador, um longo corredor onde se enfileiram baldes e mais baldes de rosas vermelhas, grandes caixas e caixotes de todos os tipos e pilhas intermináveis de equipamento de som. O corredor termina nos fundos de um palco, todo coberto por plástico preto, no qual todo aquele equipamento está sendo instalado por uma grande equipe técnica. O som ambiente é o de marteladas. Ao lado do palco, leves cortinas brancas. Passando através delas, uma visão totalmente diferente: lounges com cadeiras e pufes ainda cobertos, sobre carpetes ainda sob plástico. Mais ao fundo, mesas de tampo espelhado enfeitadas por altos castiçais prateados arrematados com grandes arranjos redondos de rosas vermelhas, ou sob longos lustres de contas. É o salão principal da festa, que está sendo preparado a todo vapor. Parece uma demonstração das etapas da decoração: enquanto a frente do salão ainda está sendo montada, as mesas do fundo já recebem acabamentos como as almofadas das cadeiras.

10h30
A assessora de eventos Kitty, da Wedding & Co, mostra o caminho que os convidados farão para chegar ao salão: entrando pela porta da frente, eles verão uma linda mesa redonda, que está sendo coberta de rosas, e receberá um tampo de vidro e as bandejas de docinhos. Mais de oito mil rosas foram usadas nesta mesa, que era de longe o item mais comentado por todas as equipes que estavam trabalhando no evento. Os convidados passarão por lounges, bares e uma chapelaria, e chegarão finalmente ao salão principal. Para sentar o grande número de convidados, as organizadoras usaram também os terraços laterais do espaço: a montagem do evento começou anteontem, quando cobrimos os terraços, explicou Kitty.

11h00
O palco está montado, e começam os testes dos microfones: Alô, alô ressoam pelo salão em volume de trio elétrico, fazendo vibrar os lustres das paredes laterais do salão. Na frente do palco, a pista de dança começa a ser montada. A equipe de cenografia orienta a montagem e disposição de tudo, a de floristas constrói grandes arranjos, e a de limpeza varre constantemente o chão, abrindo caminho para novas camadas de plástico, fita, pedaços de caixa, folhas e pétalas. Apesar do dia de sol, ouvem-se alguns que frio!. É o ar-condicionado, ligado no máximo, para preservar as flores.

11h30
Chegam as sandálias pretas decoradas com lantejoulas que serão distribuídas como lembrancinhas. Um caminhão do bufê Fasano também começa a descarregar. Carla, sócia da Wedding & Co que planejou o casamento por um ano, explica: temos um cronograma rigoroso, que todos os fornecedores têm de seguir, para entregar, descarregar e montar. As entregas estão distribuídas ao longo do dia para não haver atropelo no elevador, e para garantir que as coisas cheguem na hora certa ¿ por exemplo, não adianta receber todos os móveis se os tapetes ainda não estão no lugar.

12h00
A equipe de som terminou de testar os microfones e começa a passar o som dos instrumentos. Carla vai para o quartel-general da organização, que durante a festa será a suíte dos noivos, para verificar as rasteirinhas recebidas, separar algumas para as famílias nos noivos, e fazer ligações: combina com a empresa que vai controlar a entrada como verificar quem chegar sem convite, confere com o fornecedor de flores como anda o trabalho na igreja, as lapelas dos padrinhos e o buquê.

12h30
De volta ao salão, a passagem de som acabou, e tudo está silencioso e tranqüilo. A construção dos bufês e bares também já acabou. Carla circula pelo salão verificando os detalhes e pedindo correções de pequenos problemas. Ela e o florista confabulam sobre os riscos de um arranjo grande desequilibrar uma mesa.

13h00
Chega a assessora Debby, que vai ficar encarregada da festa enquanto Carla acompanha a cerimônia religiosa. Elas se reúnem para listar o que ainda precisa ser feito, mas logo são interrompidas pelo celular de Carla: como assim, o avião não chegou?. Começa a maior crise do dia: a banda está no aeroporto, esperando o jatinho particular que os trará para São Paulo, já passa do horário combinado, e nada. Ela liga para o piloto: caixa postal. Aparece o empresário da banda, eles conversam, e começam a andar ansiosamente, fazendo ligações. Conversam de novo, e fazem mais ligações. O clima fica tenso. O resto da equipe se entreolha, silenciosa, com cara de e agora?. Até que Carla joga os braços para o alto e canta: Chi-cle-te! Oba! Oba!. O avião chegou a Salvador, de onde trará nada mais, nada menos que Chiclete com Banana. Suspiro de alívio coletivo.

14h30
Chega uma grande entrega de bebidas, e a equipe de assessoria pacientemente confere o número de garrafas e planeja sua divisão entre os diversos bares da recepção. Começam a chegar entregas de doces.

14h40
Com os problemas resolvidos, Carla separa tudo o que precisa levar para a igreja, e fala com sua equipe no local para se certificar de que está tudo certo. Ela e Debby definem as funções que cada pessoa terá durante a festa. Antes de partir, ela ainda tem que resolver um pequeno estresse entre a equipe do som e a do bufê, que tem dificuldades para descarregar com os fios no caminho.

15h00
De volta ao salão, um andaime surgiu como que por mágica ao lado da pista de dança, que agora ganhou canhões de luz e caixas de som. Todos os móveis já estão descobertos e sendo limpos, e a equipe do bufê desempacota pratos, copos e talheres. As assessoras recebem (muito) mais entregas de doces e os importantíssimos bolos ¿ um tradicional, com quatro andares, para o corte, e três simples (mas também minuciosamente decorados) para serem servidos.

16h00
As equipes no salão já se ocupam dos detalhes: senhoras dobram guardanapos, moças dobram as plaquinhas que identificarão os pratos servidos, a iluminação no palco e na pista é testada, e o iluminador dá instruções para homens em longas escadas, que direcionam os spots de luz para valorizar os arranjos e a decoração.

16h30
Os floristas entram na suíte para decorar o bolo enquanto a equipe da organização tenta arrumar as caixas de doces de um jeito que as deixe acessíveis para a montagem das bandejas. A sala, que parecia enorme no início, está lotada, e vai ter que estar vazia de novo até os noivos chegarem.

16h45
Hora de uma última revisão na decoração e nos detalhes. Debby vai até a cozinha para pedir que retirem o bolo da suíte, e encontra um caos ordenado: a cozinha está mais do que lotada, alguns garçons estão limpando copos, outros estão chegando com seus uniformes em cabides, quem esqueceu isso no banheiro?, pergunta alguém, levantando um par de sapatos masculinos acima das cabeças de todos. Definitivamente não cabe mais nada ali, a mesa do bolo vai ter que esperar em outro lugar.

17h00
Onde está a mesa do bolo? pegunta Debby a uma cenógrafa. Ninguém sabe. Momentos de nervosismo, até que a empresa que aluga os móveis garante que ela está a caminho, com toalha. Debby e as cenógrafas passam a cuidar dos últimos detalhes, como passar a vapor as almofadas que decoram os pufes. Chega o homem que vai instalar o sistema eletrônico que reconhece os convites. As assessoras o levam ao local da recepção e definem o número e posição dos terminais. Os bem-casados começam a ser arranjados na mesa.

17h30
Garçons uniformizados começam a circular. Enquanto as últimas taças estão sendo limpas, taças de pão já são colocadas nos bufês. Depois de descobrir os tapetes brancos, as equipes de montagem começam a sair do salão. Mais e mais gente que vai trabalhar no evento chega, e os bastidores ficam bem cheios. As assessoras dão os últimos toques, como reservar mesas para as famílias dos noivos, e vão trocar de roupa. Afinal, a festa ainda está para começar.

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