13 hábitos para aumentar a sua produtividade

Por Erisson Rosati , especial para o iG São Paulo

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Conversamos com especialistas para descobrir quais pequenas atitudes podem mudar a rotina e fazer o trabalho render mais

Com uma rotina de trabalho que, muitas vezes, ultrapassa oito horas diárias, fica difícil administrar vida profissional e pessoal de maneira satisfatória. Para ajudar nessa tarefa, conversamos com especialistas que nos garantiram: é possível equilibrar esses dois mundos, e mais, é justamente isso que o mercado espera dos profissionais de hoje. Mas, como conseguir isso? A chave está em uma palavra: produtividade.

“Ser produtivo é conseguir tomar decisões, concluir todas as tarefas delegadas e ainda se destacar. Enfim, aquele que sabe otimizar o tempo sendo eficiente.” – explica a coach Débora Monique, diretora da OganizUp!.

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“Uma pessoa produtiva é alguém com a capacidade de executar tarefas inerentes à sua função de forma ordenada, em tempo hábil e com qualidade. Rapidez sem qualidade não caracteriza produtividade, pois gera retrabalho. Produtividade requer foco, conhecimento técnico e senso de organização”, aponta André Freire, presidente da Odgers Berndtson no Brasil.

Thinkstock/Getty Images
Produtividade: delegar, manter o foco e separar o urgente do importante são algumas dicas para render mais

Além desses atributos, algumas atividades podem ajudar a melhorar a produtividade. Uma das principais sugestões dos especialistas, acredite, é fazer exercícios e apostar em hobbies!

“Exercícios e hobbies colaboram com a melhora da autoestima e da disposição, refletindo tanto na saúde física como mental. Muitos executivos afirmam que a prática de esportes, além do relaxamento das atividades do dia a dia, é um gatilho eficaz para o surgimento de soluções e insights de importantes questões profissionais.” – explica Mariana Almeida, Gerente de Recursos Humanos da Mega Sistemas Corporativos.

Veja a seguir mais dicas para criar uma rotina mais produtiva, sem abandonar o prazer e a satisfação com o trabalho:

1 – Faça listas e murais: uma das técnicas mais antigas e eficazes para organizar o tempo é fazer uma lista de tudo que precisa ser resolvido durante o dia. Outra tática é colocar todas as demandas em um quadro ou lousa, bem na frente de onde você senta.

2 – Separe o urgente do importante: é fundamental distinguir o que precisa de atenção imediata do que precisa ser resolvido, mas pode aguardar um pouco. Muitas pessoas assumem tudo como urgente, e acabam deixando as tarefas primárias de lado. Não caia nessa.

3 – Faça reuniões curtas e leve uma lista com os temas a serem abordados: as reuniões foram apontadas pelos especialistas entrevistados como grandes vilãs da produtividade. Reuniões longas tendem a perder o foco e roubar um tempo precioso. Por isso, tenha bem definido quem precisa participar e o que deve ser resolvido. E vá direto ao ponto.

4 – Agende-se: tente marcar todos os compromissos com antecedência. Se tem muitas coisas para resolver no mesmo dia, deixe um intervalo de tempo livre entre as atividades. Além de auxiliar caso haja qualquer tipo de atraso, esse tempo extra serve para resolver qualquer pendência urgente que apareça no decorrer do dia. E não esqueça: revise sempre a agenda para não esquecer compromissos.

5 – Evite adiar tarefas e decisões: se algo precisa ser feito, dito ou resolvido e já existem todos os meios para isso, faça, não deixe para depois. Quanto mais coisas resolvidas de forma definitiva, menor a chance de elas voltarem a tomar tempo e espaço na lista de tarefas.

6 – Aprenda a delegar: se não é possível dar conta de tudo, passe a tarefa a alguém de confiança, que saiba e disponha de meios para executá-la.

7 – Imponha limites: em geral, pessoas produtivas são vistas como aquelas que podem resolver todos os problemas e por isso acabam sendo muito requisitadas. Evite acumular mais tarefas do que realmente dá conta. Isso só gera estresse e, no final, pode gerar at[e a fama de incompetente.

8 – Mantenha o foco em cada etapa do processo: escolha a tarefa mais simples e realize-a até o fim, sem interrupções. Nada de checar e-mails ou atender ao celular. Comece, termine e só então dê uma pausa para retornar ligações e ver mensagens. Evite distrações, elas são grandes ladras de tempo.

9 – Use a tecnologia a seu favor: sempre que possível faça reuniões online e tente resolver tudo o que come tempo com a ajuda do computador. Isso vale para arquivos que podem ser enviados e assinados por e-mail, transações bancárias e até passagens.

10 – Tenha tempo livre de qualidade: para melhorar a produtividade é fundamental investir em coisas que dão prazer no tempo ocioso. Fazer isso ajuda a mente e o corpo a estarem mais descansados e aptos para enfrentar a rotina de trabalho de maneira assertiva.

11 – Faça pausas estratégicas ao longo do dia: pequenas pausas ajudam a esticar os músculos, oxigenar o cérebro e ainda evitam que a mente fique muito presa ao trabalho. Dar um tempo faz relaxar e, ao voltar à tarefa, você se sentirá mais disposta e mais atenta, evitando possíveis erros.

12 – Invista em estrutura: equipamentos e aparelhagem precisam estar em ordem para não comprometer a rotina de trabalho e a produtividade. Então, invista naquilo que vai usar, para evitar frustrações como uma impressora emperrada ou o carro quebrado antes de uma reunião.

13 - Revise seu dia: ao final de cada dia, faça uma lista de tudo que você conseguiu realizar e coloque na lista do dia seguinte o que ainda ficou pendente. Pense sobre o que atrapalhou seu dia e tome cuidado para não cometer o mesmo erro novamente. E planeje os próximos passos. Você deve ter em mente um planejamento semanal e, dependendo de seus objetivos, até mesmo anual.

Veja a seguir 25 dicas certeiras para ganhar tempo:

Aceite que nem tudo pode ser feito. É preciso entender que o tempo é limitado. Foto: Getty ImagesAo iniciar uma tarefa no computador, feche as janelas das redes sociais. Foto: Getty ImagesPlaneje seu dia com antecedência mínima de três dias. Pode parecer estranho no começo, mas é preciso perseverar até ver os resultados e se tornar um hábito. Foto: Getty ImagesColoque você mesmo na agenda. Crie compromissos e tarefas relacionadas a papéis e relacionamentos importantes da sua vida. Foto: Thinkstock PhotosPriorize as tarefas do seu dia de trabalho. Nada de sair fazendo o que aparece primeiro. Foto: Getty ImagesTodos os dias, faça uma lista de prioridades do que realmente deve ser feito. Tarefas opcionais devem ir para outro dia. Foto: Getty ImagesNão deixe as coisas importantes se tornarem urgentes. Planeje e execute sem deixar as tarefas entrarem no âmbito da urgência. Foto: Getty ImagesAnote prioridades e afazeres em uma ferramenta. Pode ser uma agenda, smartphone ou um programa como o Outlook. Descubra qual funciona melhor para você. Foto: Getty ImagesFaça pausas entre as atividades. Procure descobrir o seu máximo período de atenção e programe pequenos intervalos entre um período e outro. Foto: Getty ImagesDiminua o número de vezes que você checa o email, especialmente nos dias em que a sua agenda estiver cheia. Foto: Getty ImagesLimite seu horário de trabalho. Assuma o compromisso de ser produtivo e eficaz nas horas de trabalho normais, para isso seja focado e organizado. Foto: Getty ImagesFaça uma coisa por vez. Apesar das pesquisas sobre capacidades humanas multitarefas, ainda é comprovado que focar a atenção em apenas um trabalho torna tudo mais rápido. Foto: Getty ImagesNão se deixe interromper. Quando estiver trabalhando em uma tarefa e novas demandas aparecerem, anote-as e volte a elas depois de acabar o que está fazendo. Foto: Getty ImagesMantenha suas metas escritas em algum lugar onde possa lê-las, de preferência todos os dias. Foto: Getty ImagesAnote as tarefas recebidas. Aceitar atividades de ouvido e se esquecer de anotá-las é um erro comum que impacta na falta de tempo. Foto: Getty ImagesEscreva sua missão de vida. Quem tem um propósito na vida caminha com passos mais firmes, decididos e não perde tempo. Foto: Getty ImagesAche um hobby. Encontrar algo que gostamos muito de fazer nos dá mais disposição e energia para enfrentar o dia-a-dia. Foto: Getty ImagesCrie ações concretas para atingir suas metas e coloque-as em sua agenda. Foto: Getty ImagesNunca lote todas as suas horas de trabalho apenas com prioridades, ou você vai adiar e se frustrar. Foto: Thinkstock PhotosEscreva suas principais metas. Estabeleça objetivos claros tanto pessoais quanto profissionais. Isso ajuda a ter atividades mais pertinentes e ações mais focadas. Foto: Thinkstock PhotosTenha apenas uma agenda. Nada de dividir pessoal e profissional: você é um só para atender aos compromissos, portanto unifique as áreas. Foto: Thinkstock PhotosPlaneje metas com a família. Em um encontro especial, explique a proposta à sua família e tenha como objetivo sair com um - apenas um - objetivo bem definido. Foto: Thinkstock PhotosEquilibre seus quatro ‘corpos’. Segundo algumas filosofias, temos o corpo físico, o mental, o emocional e o espiritual. Foto: Thinkstock PhotosFaça atividades que trarão saúde e bem-estar. Dedique tempo para exercícios físicos, estar com pessoas amadas, estudar, rezar, meditar. Foto: Getty ImagesAprenda a dizer ‘não’. As demandas são infinitas, mas seu tempo não. Por isso, é importante aprender a recusar alguns convites. Foto: Getty Images

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