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Organize os documentos em pastas

Apesar da quantidade de comunicados de contas a pagar ter diminuído desde 2009, graças a uma nova lei que obriga todos os fornecedores a enviar uma declaração de quitação de débito anual, muitas vezes parece que a casa está de pernas para o ar com tantos papeis e documentos espalhados. Isso, sem contar com multas, documentos e outros avisos que nos chegam diariamente pelos Correiros.

Se o projeto é dar um basta na bagunça e na pilha de papel, veja algumas dicas dadas pelo consultor da empresa Organize Sua Vida, Ivo Corradi.

1- Eleja um espaço no armário para guardar os documentos. Pode ser um arquivo de pastas suspensas ou uma caixa com espaço para divisórias do tipo A-Z.

2- Analise individualmente todos os documentos espalhados pela casa e junte-os, classificando conforme sua natureza. Monte um arquivo de documentos com as seguintes divisões:

Documentos pessoais: Certidões de nascimento e casamento, passaporte, identidade, título de eleitor, certificado de reservista, apólices de seguro e outros. Faça uma pasta desse tipo para cada membro da família.

Imóveis: Contratos, registros, impostos, seguros e outros documentos relativos aos imóveis. Sendo uma pasta para cada imóvel.

Educação: Diplomas, histórico escolar, matrículas e carnês pagos. Uma pasta por pessoa.
Finanças: Documentos de bancos, cartões, carnês e outros documentos referentes a processos encerrados.

Veículos: Certificados de propriedade e transferência, apólices de seguro, notas fiscais, manuais, multas pagas, ordens de serviços de manutenção e outros. O ideal é fazer uma pasta para cada veículo.
Móveis e equipamentos residenciais: Documentos e manuais técnicos referentes aos eletrodomésticos e eletroeletrônicos.

Saúde: Documentos de planos de saúde, seguros, ficha de vacina, exames médicos e laboratoriais, e qualquer outro documento com o histórico médico. Uma pasta para cada pessoa.

Animais de estimação e criação: Documentos de propriedade, autorizações, documentos veterinários, fichas de vacina e outros.

3 - Crie um arquivo de documentos para assuntos que estão em pauta e exigem ações ainda a serem tomadas. Como, por exemplo, contas a pagar, contratos a assinar, compras a fazer e outros. Neste caso, para melhor organização, crie dois arquivos:

Entrada: deverá receber todos os documentos que chegam na casa e ainda não foram analisados. Este arquivo deve ficar em um local onde você frequente diariamente.
Assuntos em andamento: deverá receber os documentos que ainda necessitam ação. Este arquivo pode ser montado no escritório da casa ou próximo ao computador.

Dica: No arquivo “assuntos em andamento”, as contas podem ser colocadas em uma pasta específica com indicadores de 1 a 31 correspondendo aos dias do mês. Cada conta será colocada na data do seu vencimento. É importante olhar a pasta diariamente.

4- Descarte tudo o que não serve mais. Veja o que pode e o que não pode ser jogado fora, de acordo com o Código Civil.


 

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